Die evangelische Landeskirche in Baden hat etwa 1,16 Millionen Mitglieder in rund 630 Pfarr- und Kirchengemeinden (Stand 2018), Sitz der Kirchenleitung ist Karlsuhe.

46

Mitarbeitende in der ZGASt

4

Teams

30

% weniger Zeitaufwand

40900

Abrechnungsfälle im Monat

 

Projekt

Seit 1996 setzt die ZGASt das Programm MicroView von TransWare zur elektronischen Archivierung der Personalbuchhaltungsdaten ein. Im Jahre 2012 startete die ZGASt ein Projekt zur Optimierung der IKS-Prozesse sowie des der Entgeltabrechnung nachgelagerten Qualitätssicherungsprozesses. Ausschlaggebend für die Umsetzung dieses Projektes Digitale Erfassungskontrolle „DEKO“ sind die fachliche und technische Kompetenz, die langjährige Erfahrung der TransWare mit KIDICAP® sowie die Prüfungsgrundlage mit der bereits in MicroView digital verfügbaren Daten aus KIDICAP®.

In der Einführungsphase von DEKO wurden gemeinsam mit TransWare innerhalb eines Monats die Prüfungsregeln entwickelt. Nach rekordverdächtigen vier Monaten erfolgte bereits der Echteinsatz von DEKO. Heute erfolgt die Prüfung ausschießlich digital ohne Papier. Nur das Gehaltsblatt wird noch klassisch ausgedruckt und versendet. Mit DEKO kann nun die ganzheitliche Prüfung der Entgeltabrechnung umgesetzt werden. Der Prüfungsumfang von 70 % durch klassische Prüfung auf Papier konnte mit DEKO auf über 90 % durch digitale Prüfung gesteigert werden. Die verbleibenden komplizierten Sachverhalte werden plausibilisiert und in DEKO zur intensiven Nachkontrolle zur Wiedervorlage gelegt.

Durch den Einsatz der digitalen, regelbasierten Kontrolle können nun je Monat zehn Stunden pro Sachbearbeitenden eingespart werden. In Spitzenzeiten, wie dem Zuwendungsmonat oder dem Monat Januar, hat sich der Aufwand um bis zu 20 Stunden reduziert. Mit dieser Zeitersparnis aus dem Projekt DEKO konnten das Dienstleistungsangebot mit weiteren Personalverwaltungs-Services und Reisekostenabrechnung erweitert, Personalschwund und -ausfall kompensiert sowie ständig neu entstehende Herausforderungen intensiver als bisher bearbeitet werden. Ausbauziele mit DEKO sind die Prüfung vor der Abrechnung, erweiterte IKS-Kontrollen sowie die Einbindung eines vorhandenen DMS.

Fakten

Die ZGASt der Evangelischen Landeskirche in Baden bietet seit 1971 professionelle Gesamtlösungen mit Services und Software für Entgeltabrechnung, Personalwirtschaft und -verwaltung an. 46 Mitarbeitende in vier Teams kümmern sich um die zuverlässige und pünktliche Entgeltauszahlung für das Personal von 785 Arbeitgebern in über 900 Dienststellen. Zum Kundenkreis der ZGASt gehören neben den Einrichtungen aus Kirche und Diakonie auch Einrichtungen der freien Wohlfahrtspflege und kommunale Sozialwerke der Jugend- und Altenhilfe mit jeweils zwischen zwei bis 2.500 Personalfällen. Die Anzahl der Personalfälle ist über die Jahre kontinuierlich auf 40.900 (Stand 2018) gewachsen. Die Entgelt-Abrechnung erfolgt mit KIDICAP® von der GiP mbH in Verbindung mit der HR-Software perso® von TransWare AG.

Referenz

Der Leiter der ZGASt, Herr Manfred Schwan, ist durch seine langjährige Gremienarbeit über die Grenzen Badens hinweg als Experte bekannt.

Manfred Schwan schätzt die Zusammenarbeit mit TransWare: „TransWare gibt sich sehr innovativ. Die Wege bei Änderungswünschen und fachlichen Korrekturen im System sind kurz; das Engagement der TransWare AG an der Weiterentwicklung von Software kommt auch den Kunden zugute.“ Nach anfänglicher Skepsis in der ZGASt gegenüber der digitalen Prüfung ist inzwischen eine sehr hohe Akzeptanz entstanden. „Niemand hat bisher den Wunsch geäußert, zum alten Verfahren zurückkehren zu wollen.“