Zur Diözese Rottenburg-Stuttgart gehören rd. 1,8 Millionen Katholiken, 644 Priester, 185 Diakone, 334 Gemeindereferenten/-innen , 50 sonstige pastorale Mitarbeiter/-innen.

50

Mitarbeitende in der ZGASt

4

Teams

30

% weniger Zeitaufwand

25000

Abrechnungsfälle im Monat

 

Projekt

Die erste Vorstellung von DEKO fand im Mai 2017 statt, es folgte im September ein Termin zur Vorstellung der Programmergonomie und Prüfungsregeln. Im Dezember wurden dann die Regeln gemeinsam auf der Basis der ZGASt-Daten definiert. Die Schulungen erfolgten ab Januar 2018. Die Pilotphase wurde 2018 im Q1 und Q2 durchgeführt und der Echteinsatz startete ab August 2018. Ab dem 1. Oktober 2018 werden keine gedruckten Stammblätter mehr verwendet.

Nahezu alle Listen des KIDICAP®-Ergebnispakets (Stammblatt, DEÜV, Warnungsliste, Abzugsliste, Pfändungsblatt, Mutterschutzgeld, Überzahlungsliste, Fehlerlisten etc.), die im Zusammenhang mit der Personendatenverwaltung stehen, werden mit dem Produktiveinsatz von DEKO abbestellt. In DEKO wird die Bereitstellung von Listen für den einzelnen Gehaltssachbearbeitenden genutzt. Dies stellt für die ZGASt eine entscheidende Ergänzung in der digitalen Prüfung dar.

Im Mittel betragen die Einsparungen rund 30 % des bisherigen Zeitaufwandes von zwei bis drei Tagen. Außerdem ergibt sich ein Zeitvorteil durch den nun früheren Beginn der Kontrolle am Folgetag nach Abrechnungslauf - statt erst nach drei Tagen wie bei klassicher Prüfung auf Papier. Die maximale Ersparnis beträgt mit DEKO in Verbindung einer Prüfung im Vorfeld rund 50 % bei der Umsetzung von Tariferhöhung und Jahressonderzahlung, sowie generell im Januar und Dezember, da bisland die Stammbätter in diesen Monaten zwingend produziert wurden.

Für die Zukunft ist die Prüfung vor der Abrechnung sowie IKS ein sehr wichtiges Thema. Mit der Einführung von DEKO werden diese Überlegungen von der ZGASt intensiviert und weitergeführt.

Die Vorteile mit DEKO sind insbesondere:

  • Dass Sachbearbeitende dazu geführt werden, die Kontrolle auf prüfungsrelevante bzw. fehlerbehaftete Sachverhalte zu fokussieren. Dadurch wird eine höhere Qualität in der Prüfung der Ergebnisse erreicht.
  • Die effizientere Qualitätssicherung des Rücklaufs vor der Zahlbarmachung.
  • Die Digitalisierung der Kommunikation zwischen ZGASt und KRZ-SWD.
  • Die Reduktion von Stress und Zeitdruck für die Mitarbeiter zwischen Eingabeschluss und Zahlbarmachung. 

Fakten

Die ZGASt der Diözese Rottenburg-Stuttgart bearbeitet mit rund 50 Mitarbeitern, aufgeteilt in vier Sachgebiete, monatlich zirka 25.000 Personalfälle. Neben dem Arbeitgeber Diözese werden die Beschäftigten von 900 Kirchengemeinden, Sozialstationen, Alten- und Pflegeheimen, Kindergärten und Bildungseinrichtungen durch die ZGASt im kirchlichen Rechenzentrum Südwest- Deutschland (KRZ-SWD) mit dem Programm KIDICAP® abgerechnet. Hierbei erfolgt die Datenerfassung mit dem Programm PersonalOffice der GiP mbH.

Referenz

Als Leiter der ZGASt war es Herrn Wolfgang Sailer und dem Projektleiter Herrn Franz-Lorenz Heck wichtig, eine „bereits erprobte und ausgereifte Software in der Abteilung einzuführen.“ Die Zusammenarbeit mit der TransWare AG gefällt durch die „gute Erreichbarkeit, schnelle und qualifizierte Rückmeldungen sowie freundliche und zuvorkommende Mitarbeiter“. Insgesamt sind die Mitarbeitenden der ZGASt mit dem Kontakt zu ihrem Dienstleister TransWare AG sehr zufrieden.