Dem Diakonischen Werk Württemberg e.V. gehören 300 Träger an, die mit mehr als 1.500 Einrichtungen die kirchliche Sozialarbeit der Evangelischen Kirche in Württemberg leisten.

39

Mitarbeitende in der ZGASt

4

Teams

40

% weniger Zeitaufwand

39000

Abrechnungsfälle im Monat

 

Projekt

Das Projekt Digitale Ergebniskontrolle „DEKO“ ist ein Baustein in der Digitalisierungs-trategie der ZGASt. Im Herbst 2017 wurde das Projekt in der ZGASt gestartet. Durch transparente Einführungsmaßnahmen hatte das Projekt von Anfang an die volle Akzeptanz aller ZGASt-Teams. Zwei voneinander unabhängige Pilotteams wurden in DEKO geschult und entwickelten gemeinsam mit TransWare die Prüfungsregeln.

Nach neun Monaten Einführungs- und Optimierungsphase mit beiden Pilotgruppen wurde DEKO in der gesamten ZGASt ausgerollt, um nach drei weiteren Monaten in den Echteinsatz überzugehen.

Die klassische Prüfung auf Papier wurde somit nach einem Jahr vollständig durch die digitale Prüfung mit DEKO ersetzt, der Ausdruck der Stammblätter und sonstiger Listen auf Papier eingestellt.

Die Zeitaufwände in der Prüfung konnten im Schnitt um 40 % reduziert werden. Bei 40 Stunden monatlichem Prüfungsaufwand ergibt sich somit eine Ersparnis von 16 Stunden pro Monat und Sachbearbeitendem.

Die Prüfungsrate von Abrechnungsfällen vor der Zahlbarmachung stieg von 60% auf 90%. Von großem Vorteil ist auch die sofortige Verfügbarkeit der Daten nach der Abrechnung, ohne auf den Ausdruck und Lieferung des Papiers warten zu müssen. Am Morgen nach der Abrechnung kann sofort mit der Kontrolle begonnen werden. Alle Eingabe- und Ergebnisdaten sind auf einen Blick in einer Personalmappe zu sehen.

Kosten werden durch den Wegfall von Druck, Transport, Binden der Stammblätter, Archivierung und Aktenvernichtung eingespart.

Direkt nach dem Start des Echteinsatzes wurde ein Großkunde der ZGASt mit 2.500 Fällen durch die ZGASt im Einsatz von DEKO geschult und nutzt nun DEKO für seinen digitalen Prüfprozess. Für diesen Kunden hat die ZGASt ein speziell angepasstes Regelwerk mit eigenen Kontrollen konzipiert. Weitere Kunden der ZGASt werden nun sukzessive auf DEKO zugreifen.

Der nächste Schritt wird die Prüfung vor der Abrechnung sein. Einmal vor der Abrechnung geprüfte Fälle müssen dann nach der Abrechnung nicht noch einmal geprüft werden (sofern nicht Regeln aufgrund von Ergebnissen aus der Abrechnung oder von Änderungen greifen und somit den Personalfall zur finalen Prüfung vorschlagen).

Als weiteren Punkt auf der Agenda der Digitalisierung steht die Integration von DEKO in das Interne Kontrollsystem (IKS). Damit sollen die Prüfprozesse der ZGASt nach den Vorgaben IDW PS951 des Verbandes der deutschen Wirtschaftsprüfer zertifiziert werden.

Fakten

Die ZGASt des Diakonischen Werkes Württemberg ist eine der „Großen“ in Sachen Entgeltabrechnung:

39 Mitarbeitende in vier ZGASt-Teams plus einem EDV-Team bringen jeden Monat über 39.000 Abrechnungs-fälle zuverlässig zur Auszahlung.

Neben den Mitarbeitenden der Diakonie Württemberg wird das Personal aus über 380 diakonischen Einricht-ungen in Sachen Entgelt von der ZGASt betreut.

Für die Entgeltabrechnung setzt die ZGASt auf die Kombination der Software KIDICAP® und PersonalOffice von der GiP mbH.

Referenz

Herr Sascha Busch ist im Diakonischen Werk verantwortlich für EDV und Dienstleistungen der ZGASt. Als ausgewiesener EDV-Experte und erfahrener ZGASt-Leiter treibt er die Digitalisierung in der Diakonie und der ZGASt voran.

„Meine Entscheidung pro DEKO ist begründet durch das Vermeiden mehrfacher Prüfungen, effizientere und transparente Kontrollen sowie eine einfachere Integration neuer Mitarbeitender. Durch die volle Digitalisierung können wir nun flexibler auf Personalausfall reagieren und mobile Arbeitsplätze einführen. DEKO ist damit für uns ein entscheidender Bestandteil in unserer Digitalisierungsstrategie. Die Zusammenarbeit mit der TransWare im Projekt und Support ist wirklich tip-top!“