Für den Caritasverband für die Diözese Speyer e.V. arbeiten rund 2.850 hauptberufliche Mitarbeitende für die karitativen und sozialen Einrichtungen der Diözese Speyer.

11

Mitarbeitende in der ZGASt

50

% weniger Zeitaufwand

3500

Abrechnungsfälle im Monat

 

Projekt

Bereits seit dem Jahr 2000 verwendet das Personalservicezentrum das Programm MicroView von TransWare zur Archivierung des kompletten KIDICAP ®-Ergebnispaketes. Im Jahr 2017 startete das Personalservicezentrum gemeinsam mit TransWare das Projekt digitale Ergebniskontrolle „DEKO“. Die Software, bestehend aus DEKO-Server, Datenbank und Clients, wurde in der virtuellen Serverumgebung des Caritasverbandes installiert. Alle Arbeitsplätze des Teams wurden mit 23-Zoll-Monitoren ausgestattet.

Im ersten Workshop wurde das gesamte Team zwei Tage lang am Programm DEKO geschult, wobei die Original- Daten aus zwei Abrechnungsmonaten genutzt wurden. Vertrauen und Akzeptanz wurden dadurch geschaffen, dass alle Teilnehmenden eine Anzahl an bekannten Abrechnungsfällen klassisch prüften, um dann die Ergebnisse direkt mit der digitalen Prüfung vergleichen zu können. Gleichzeitig wurden im Workshop die ersten Regeln gemeinsam definiert.

In der darauffolgenden Pilotphase wurden die Prüfungsregeln schrittweise gemeinsam mit TransWare korrigiert, um die Anforderungen des Personalservicezentrums umzusetzen. In einer Rekordzeit von nur drei Monaten wurde die Pilotierung von DEKO bis zum Dezember 2017 abgeschlossen. Bereits für den Januar 2018 wurden die zuvor gedruckten Stammblätter und Listen abbestellt und die Prüfung erfolgt seitdem nur noch digital. 50 % der Zeitaufwände können in der Prüfung der Abrechnungsfälle eingespart werden. In Monaten mit vielen Änderungen, wie dem Zuwendungsmonat oder dem Januar, werden bis zu 70 % an Zeit in der Prüfung eingespart.

Bei Einrichtungen wie z.B. Altenheimen fallen viele Daten wie Mehrarbeitszeiten oder Zuschläge für Sonn- und Nachtarbeitszeiten an, welche bereits vorab der Abrechnung in den Einrichtungen geprüft werden. Durch Regeln können diese Daten von der doppelten Prüfung vorab ausgeschlossen werden.

Durch die Zeitersparnisse der digitalen Prüfung mit DEKO plant das Personal-servicezentrum, neue Dienstleistungen in das Service-Portfolio aufzunehmen. Wesentlicher Vorteil ist auch die flexible Kompensation des Ausfalls von Sacharbeitenden bei Krankheit und Urlaub. Für die Zukunft ist die Umsetzung eines Internen Kontrollsystems (IKS) mit DEKO sowie der Einsatz von DEKO für die Prüfung vor der Abrechnung geplant.

Fakten

Das Personalservicezentrum des Caritasverbandes der Diözese Speyer kümmert sich als Dienstleister mit elf teilzeit- sowie vollbeschäftigten Mitarbeitenden jeden Monat um die sorgfältige und pünktliche Auszahlung der Gehälter von rund 3500 Abrechnungsfällen. Für die Entgeltabrechnung nutzt das Personalservicezentrum die Software KIDICAP® der GIP mbH zusammen mit dem HR-System perso ® von der TransWare AG. Neben den Mitarbeiter/ innen der Verwaltung wird das Personal von den rund 40 Einrichtungen des Caritasverbandes sowie von sechs Fremdkunden in der Entgeltabrechnung betreut.

Referenz

Für Herrn Günther Borger, Leiter des Personalservicezentrums, steht die gute Zusammenarbeit mit der TransWare als Lieferant der Software und Dienstleister immer mit im Vordergrund. „Vor allem die hohe technische Qualität und fachliche Kompetenz“ hat Herrn Borger überzeugt, dieses Projekt mit TransWare umzusetzen. „Gut finde ich, dass die Routinearbeit durch und mit DEKO bei den Kontrollen auf ein Minimum reduziert wird und wir mehr Zeit für Prüfung komplizierter Sachverhalte haben. Ganz besonders schätze ich die zuverlässige Zusammenarbeit mit TransWare im Projekt und beim Support.“