Qualitätssicherung

  • Durch die Ergänzung von Standard-Prüfregeln um Regeln aus dem ZGASt-Know-How prüft DEKO die individuellen Sachverhalte einer Organisation im Datenrücklauf automatisiert und zuverlässig.
  • Sachbearbeitende werden dahingehend unterstützt, die Kontrolle auf prüfungs-relevante beziehungsweise fehlerbehaftete Sachverhalte zu fokussieren. Dadurch wird eine höhere Qualität in der Kontrolle erreicht.
  • Die zur Prüfung nicht relevanten Vorgänge werden maschinell herausgefiltert und die Qualitätssicherung des Rücklaufs vor der Zahlbarmachung dadurch sehr viel effizienter
  • Die ZGASt kann auf geänderte Sachverhalte schnell reagieren und die Prüfungsregeln kurzfristig anpassen
  • Durch die Prüfung vor der Abrechnung kann die Qualität weiter gesteigert werden und es werden weniger Korrekturen nach der Abrechnung vorgenommen. Die punktuelle Arbeitsbelastung reduziert sich und verteilt sich über den Monat

Umsetzung eines Internen Kontrollsystemes

  • Daten aus Schnittstellen wie Zeiterfassung oder Dienstplan können von der Prüfung ausgespart werden, da diese bereits vorab geprüft sein können.
  • Es kann eine zusätzliche Revision von Prüfungen durchgeführt werden.
  • DEKO ist somit ein wichtiges Element in der Umsetzung des IT-gestützten Internen Kontrollsystems.
  • Der Prüfungsprozess wird dokumentiert, die Prüfregeln sind transparent und für die ZGASt standardisiert.
  • DEKO dokumentiert die Prüfung im Ablauf und im Ergebnis der Prüfung.
  • Die Prüfungsergebnisse können aus DEKO exportiert und getrennt gesichert werden.

Projektablauf

Von den ersten Präsentationen bis zum Echteinsatz von DEKO werden zwischen sechs und zwölf Monate benötigt. Der Zeitbedarf ist jeweils wesentlich bedingt durch die Größe der ZGASt und den organisatorischen Gegebenheiten in der Organisation.

  • Präsentation DEKO vor dem Projekt-Kernteam
  • Ermittlung des Bedarfs an Lizenzen und Dienstleistungen für Beratung und Schulungen
  • Entscheidung über den Einsatz der Software
  • Präsentation DEKO vor dem gesamten ZGASt-Team
  • Workshop zur Organisation des Projektablaufs inklusive grobem Zeitplan und Meilensteinen
  • Koordination mit dem Dienstleistungsrechenzentrum
  • Installation der Standardsoftware im Netzwerk, beim IT-Dienstleister oder in der Cloud
  • Workshop zur Methodik der Definiton von Prüfungsregeln
  • Erstellen der Prüfungsregeln in Excel durch das Kernteam auf der Basis von Beispielen und Best-Practices
  • Import der Daten für einen Abrechnungskreis für mindestens zwei Abrechnungsmonate
  • Workshop zum gemeinsamen Umsetzen der Regeln in DEKO und Verifikation der Prüfungen mit den Echtdaten der ZGASt
  • Schulung des Projekt-Kernteams mit Echtdaten und individuell entwickelten Prüfungsregeln
  • Daten aus den laufenden Entgelt-Abrechnungen werden in DEKO geladen, das Kernteam arbeitet parallel mit DEKO
  • Schulung des restlichen Teams der Sachbearbeitenden
  • Schulung zur fachlichen Administration von DEKO
  • Pilotphase von 3 bis 6 Monaten bis zum Echtbetrieb, klassiche Prüfung auf Papier parallel zur digitalen Prüfung
  • Iterative Verfeinerung der Prüfungsregeln bis zum Echteinsatz
  • Abbestellen der „Stammblätter“ und sonstiger Druckdaten und alleinige digitale Prüfung mit DEKO

TransWare greift auf umfangreiche Erfahrungen aus vielen erfolgreichen DEKO-Einführungsprojekten zurück und verfügt über Projekt-Beispiele und praxiserprobte Prüfungsregeln. TransWare begleitet das Projekt über alle Stadien bis zum Echteinsatz mit Support und Weiterentwicklung der DEKO-Software.

Projekte und Referenzen

Evangelische Landeskirche

Die evangelische Landeskirche in Baden hat etwa 1,16 Millionen Mitglieder in rund 630 Pfarr- und Kirchengemeinden (Stand 2018), Sitz der Kirchenleitung ist Karlsuhe.

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Caritasverband

Für den Caritasverband für die Diözese Speyer e.V. arbeiten rund 2.850 hauptberufliche Mitarbeitende für die karitativen und sozialen Einrichtungen der Diözese Speyer.

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Diakonie Württemberg

Dem Diakonischen Werk Württemberg e.V. gehören 300 Träger an, die mit mehr als 1.500 Einrichtungen die kirchliche Sozialarbeit der Evangelischen Kirche in Württemberg leisten.

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Diözese Rottenburg-Stuttgart

Zur Diözese Rottenburg-Stuttgart gehören rd. 1,8 Millionen Katholiken, 644 Priester, 185 Diakone, 334 Gemeindereferenten/-innen , 50 sonstige pastorale Mitarbeiter/-innen.

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Evangelisch-Lutherische Kirche

Gegründet wurde die Nordkirche als ein Zusammenschluss aus der Nordelbischen Kirche mit der Landeskirche Mecklenburgs und der Pommerschen Kirche zu Pfingsten 2012.

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KRZ Süddeutschland

Das KRZ-SWD wurde 1972 gegründet und ist eines der führenden IT-Dienstleistungsunternehmen für Kirche, Diakonie und Caritas.

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